Relancer un client par mail est une étape essentielle pour toute entreprise souhaitant maintenir le contact et favoriser la conclusion d’une vente. Pour autant, il peut s’avérer délicat de rédiger un mail qui attire l’attention et suscite une réaction positive. Voici quelques conseils pratiques pour y parvenir.
Importance de la personnalisation
Personnaliser votre mail de relance est une première étape cruciale pour capter l’intérêt de votre destinataire. Utiliser son nom, mentionner des échanges précédents ou des détails spécifiques à sa demande peut faire la différence. Cela montre que vous vous souvenez de lui et que vous attachez de l’importance à répondre à ses besoins spécifiques.
En personnalisant le message, vous pouvez également adapter le ton et le contenu en fonction du profil du client. Par exemple, un professionnel de la finance n’aura pas les mêmes attentes qu’un artiste. Il est donc primordial d’ajuster votre communication pour chaque audience cible.
Utiliser le prénom du client
Commencez toujours vos mails par le prénom du client. C’est simple, mais très efficace. Un « Bonjour [Prénom] » donne immédiatement un sentiment de proximité et rend le mail moins formel. Cette approche augmente les chances d’obtenir une réponse.
Mentionnez par ailleurs des éléments précis dans votre mail pour montrer que ce n’est pas un message générique. Référez-vous à une conversation précédente, à une requête spécifique ou même à une citation marquante de votre rencontre. Cela prouve au client que vous êtes attentif et engagé dans cette relation professionnelle.
Structurer l’email de relance
Une bonne structure permet d’alléger le texte et de faciliter la lecture. Un mail de relance bien structuré incite davantage à être lu complètement et à inviter une réponse.
Pour réussir à relancer un client par mail, divisez le contenu en plusieurs sections claires : introduction, corps du message et appel à l’action. Chaque section doit remplir un objectif précis et aider à convaincre le client de réagir. Gardez à l’esprit que les mails longs sans paragraphes distincts sont souvent ignorés.
L’introduction
L’introduction devrait rappeler brièvement le dernier échange ou pourquoi vous contactez à nouveau le client. Soyez clair et direct, mais aussi courtois. Vous pourriez commencer par quelque chose comme « Suite à notre dernier entretien… » ou « Je me permets de revenir vers vous concernant… ».
Cette première ligne mettra le cadre et rappellera au client de quoi il s’agit, surtout s’il a eu beaucoup de sollicitations entre-temps. Un rappel contextuel rapide aide également à situer l’objet du mail.
Le corps du message
Dans le corps du message, développez votre propos tout en restant concis. Évitez de surcharger le mail avec trop d’informations. Concentrez-vous sur les points essentiels : rappels de votre proposition, réponses à des questions potentielles ou clarification d’éventuels malentendus.
De plus, restez positif et évitez les formulations négatives. Si possible, ajoutez une touche personnelle ou faites preuve de compréhension envers le client. Par exemple, en admettant qu’il puisse avoir oublié de répondre ou en proposant des alternatives flexibles.
L’appel à l’action
L’appel à l’action est une partie clé du mail de relance. Il s’agit d’inciter le client à effectuer une démarche précise : répondre au mail, programmer un rendez-vous, donner un avis, etc. Cela doit être formulé de manière claire et incitative.
Préférez de simples phrases directes comme « Pouvez-vous me confirmer votre disponibilité pour un appel mercredi ? » ou « Merci de m’informer de votre décision avant vendredi. » Le but est de guider le client vers une action immédiate plutôt que de laisser planer une indécision.
Trouver le bon timing
Choisir le bon moment pour envoyer votre mail de relance peut grandement influencer le taux de réponse. Envoyer un mail au mauvais moment peut entraîner un oubli ou une négligence involontaire de la part du client.
Les meilleurs moments pour envoyer des mails professionnels se situent généralement en début de semaine et en milieu de matinée. Ces créneaux maximisent les chances que votre mail soit vu et traité rapidement, avant que les boîtes de réception ne deviennent saturées.
Éviter les périodes de surcharge
Tenez compte des périodes où votre client pourrait être particulièrement occupé. Les fins de mois, les périodes de vacances ou juste après un événement majeur sont souvent des moments moins propices pour les relances. 
Adaptez votre calendrier d’envoi en tenant compte de ces facteurs pour optimiser vos chances de succès. N’hésitez pas non plus à tester différents jours et heures afin de trouver la formule la plus efficace pour votre domaine d’activité.
Relancer sans harceler
Bien qu’il soit tentant de multiplier les relances, cela peut rapidement devenir intrusif et contre-productif. Respectez un intervalle raisonnable entre chaque mail, et soyez transparent quant aux raisons de votre insistance.
Deux à trois relances étalées sur une période de deux semaines peuvent suffire. Si aucune réponse ne parvient malgré toutes vos tentatives, il est préférable de passer à autre chose ou de chercher un autre moyen de communication.
Rester poli et courtois
Même si le silence du client peut générer frustration et impatience, il est essentiel de conserver un ton respectueux et courtois. Une approche agressive ou insistante risquerait de desservir vos intérêts.
Remercier le client pour son temps et son attention dans chaque mail de relance renforce une image positive de votre approche professionnelle. Souvenez-vous toujours que la qualité de la relation prime sur la quantité de contacts.
Souligner la valeur ajoutée
Mettez l’accent sur les bénéfices que le client tirera de votre offre ou de votre solution. Ce rappel peut contribuer à susciter un regain d’intérêt et à justifier l’urgence de sa réponse.
Un bref résumé des avantages ou des résultats attendus peut suffire. Par exemple, « Cette solution vous permettra de réduire vos coûts de 20%… » ou « Avec notre service, vous bénéficierez d’un support personnalisé… ».
Exemples d’email
Pour illustrer concrètement ces conseils, voici quelques exemples d’email de relance. Ces modèles visent à obtenir une réponse tout en respectant les principes évoqués ci-dessus.
Exemple 1 :
Objet : Rappel de notre discussion – Proposition de solutions
Bonjour [Prénom],
Suite à notre dernier échange, je souhaitais revenir vers vous concernant votre projet. Nous avons identifié plusieurs solutions adaptées à vos besoins et j’aimerais discuter des options restantes.
Pouvez-vous m’indiquer une date et heure qui vous conviendrait pour en parler ?
Je vous remercie pour votre attention et reste à votre disposition pour toute question.
Cordialement,
[Votre Nom]
Exemple 2 :
Objet : Votre opinion compte – Continuons la discussion
Bonjour [Prénom],
J’espère que vous allez bien. Je reviens vers vous à propos de notre dernière discussion au sujet des services proposés. Votre avis est important et nous faciliterait de finaliser cette collaboration.
Êtes-vous disponible pour un échange téléphonique cette semaine ? Merci de me faire savoir vos disponibilités.
Bonne journée,
[Votre Nom]
Techniques de relance innovantes
Innover dans vos techniques de relance peut également encourager une meilleure réactivité. Pensez à varier les formats et les canaux de communication pour surprendre agréablement votre interlocuteur.
Par exemple, intégrer des vidéos explicatives courtes, utiliser des GIFs ou encore proposer de nouvelles méthodes de contact via des messageries professionnelles. Assurez-vous que tous ces moyens sont utilisés de manière appropriée et respectueuse, afin d’éviter toute forme de pression excessive.
En adoptant ces différentes stratégies, vous augmenterez les chances de recevoir une réponse favorable et renforcerez votre relation professionnelle avec le client.